Tabelas Práticas
Guarda de Documentos — Prazos
Prazos usuais de guarda de documentos contábeis, fiscais, trabalhistas e previdenciários, com a base legal de cada um.
Guia de referência — consultar a fonte oficialAtualizado em 03/09/2026
Prazos usuais de guarda de documentos contábeis, fiscais, trabalhistas e previdenciários, com a base legal de cada um.
Referência consolidada — confirmar o caso concreto na norma citada
Documentos fiscais e contábeis
| Documento | Prazo de guarda | Base legal / fundamento |
|---|---|---|
| Livros e documentos contábeis (diário, razão) | 10 anos | Código Civil, art. 1.194 (prescrição das obrigações comerciais) |
| Notas fiscais e documentos fiscais em geral | 5 anos | CTN, arts. 173 e 174 (decadência e prescrição tributária) |
| Arquivos da EFD (SPED Fiscal e Contribuições) | 5 anos | CTN, arts. 173 e 174 |
| ECD / ECF — Escrituração digital | 5 anos | CTN, arts. 173 e 174 (contados do exercício seguinte) |
| Comprovantes de arrecadação (DARF, GARE, DAS) | 5 anos | CTN, art. 174 |
| Documentos de operações com prejuízo fiscal a compensar | Enquanto houver saldo + 5 anos | Necessários à prova da compensação |
Documentos trabalhistas e previdenciários
| Documento | Prazo de guarda | Base legal / fundamento |
|---|---|---|
| Folha de pagamento e recibos de salário | 5 anos | CF/88, art. 7º, XXIX (prescrição trabalhista) e Lei 8.212/91, art. 32, §11 |
| Documentos de recolhimento ao FGTS (GFD/FGTS Digital) | 5 anos | Prescrição quinquenal (STF, ARE 709.212) |
| Eventos e recibos do eSocial | 5 anos | Lei 8.212/91, art. 32, §11 |
| Documentos de admissão e rescisão (contrato, TRCT) | 5 anos após o término do contrato | CF/88, art. 7º, XXIX |
| PPP, LTCAT, PGR e PCMSO (exposição a agentes nocivos) | 20 anos | NR-9 / NR-7 e Lei 8.213/91 (comprovação de aposentadoria especial) |
| Controle de ponto e escalas | 5 anos | CLT, art. 74 e prescrição quinquenal |
- • Havendo processo administrativo, judicial ou fiscalização em curso, os documentos devem ser mantidos até o trânsito em julgado, mesmo após o prazo indicado.
Esta tabela é um guia de referência. Prazos específicos de contratos, licitações e setores regulados podem ser maiores.